2024年が始まってすぐに、悲しい災害や事故のニュースがあり、被災された方や事故にあわれた方におきましては心よりお祈り申し上げます。
こんにちは。戸井田です。
入社して早くも1ヶ月がたちました。
毎日が新しいことだらけで1ヶ月が愉しく、一瞬で過ぎ去っていきました！
日々新しいことがたくさんで毎日覚えることに必死です！！！
（30代は…20代の時みたいにすぐ覚えられないのがとても悲しいです…涙）
さて、タイトルにもあるように本日は『プレゼン資料を作成するときの気を付ける３つのこと』としまして自分の備忘録ではありますが、ブログを書いていこうと思います。
実は私、これまでプレゼンをするという機会も経験もほとんどありませんでした。
しかし、Webディレクターという仕事ではお客様にご提案という機会がたくさんでてきます。
そして、こんな私にも早速お客様にご提案する資料を作るという仕事の機会をいただき、初めて経験しました。
実際にやってみて「ここが足りなかった…」「次はこうしよう」という反省もたくさんあったので、反省を次に生かせるように今日は備忘録としてプレゼン資料を作成する際に学んだことを書いていきます。
今回はポイントを3つに絞ってブログを書きます。
あとから見返してもわかる資料作り
まず、プレゼンする資料を作るときは『読んだ人が後からよんでもわかる資料作りをする』を心がけるということです。
この時点で、私は勘違いをしていました。
保育士をしていた時に研修で資料を渡されることがあったのですが、その資料は要点だけが書いてあって、そこに自分で書き込んでいくというものがほとんどでした。
なので、自分の中でプレゼン資料というものは
- 要点のみ簡潔に書く。
- 大事なことは口頭で伝える。
という大変自分勝手な勘違いをしておりました。（大反省！）
わたしがプレゼン資料だと思い込んでいた資料はプレゼン資料ではなく、『レジュメ』と呼ばれる資料だったのだと後になって気がつきました。
そもそもプレゼンテーションと研修は違うので、資料の役割も違います。
プレゼンテーションはお客様にご提案や説明する場です。
そのため資料は
- お客様に伝えたいことが伝わるよう作成する。
- お客様が資料を後から見返した時に私たちが伝えたいことが分かる
というお客様ファーストの資料作りが大切ということを実際に作成してみて感じました。
情報整理
プレゼン資料を作成する時に肝になってくるなと思ったのが『情報整理』です。
- お客様（クライアント）が求めること
- お客様の先にいるお客様（エンドユーザー）が求めること
- こちら側（弊社）が伝えたいこと
これらは何なのか？ということをしっかりと理解した上で資料作成をすることが大切だと痛感いたしました。
作成していると、『これはだれに伝えたいことなのか？』『何を伝えたいのか？』というのが混乱してきます。
実際に私も作成した時に、『誰に何を伝えたいのか？』というのが大混乱してしまい、全く的を得ていない資料を作成してしまいました…（涙）
（その後の資料の修正は社内の皆さんが助けてくださったのは言うまでもありません。本当に感謝しかありませんm(__)m）
読む人がわかりやすい資料作りをするためには、まずは自分がしっかりと概要・内容を把握する。そのための情報整理だということを学びました。
伝えたいことはシンプルに
これは私の性格だと思うのですが、たくさんの情報を伝えたいと思ってしまいがちです。
たくさんの情報を伝えた方が聞いている人もお得な気持ちになるのでは？という思い違いでした。
あれこれ、情報をよくばることで『本当に伝えたいことは何か？』ということがぼやけてしまいます。
そして、一貫性がなくなってしまい、『言っていることが違うのではないか？』『何を伝えたいんだろう？』という現象が起きてしまうんです。
これでは自分の伝えたいことがしっかり伝わらなくなってしまいます。
『伝えたいことはシンプルに！』これが大事だと感じました。
伝えたいことは
- シンプルにわかりやすく
- 一貫性を持って伝える
こちらを気をつけることで、相手にも伝えたいことがしっかりと伝わるんだなということを先日のプレゼン資料作成で感じた次第です。
まとめ
今回、プレゼンテーション資料を作成するという体験を通して学んだことは
- あとから見返してもわかる資料作り
- 情報整理
- 伝えたいことはシンプルに
という3つのことを学びました。
今後もお客様にご提案する資料作りをする機会がありますが、お客様にわかりやすく伝わる資料作りを心がけて作成したいと思います。
読んでいただきありがとうございました。
2024年もどうぞよろしくお願いいたします。
